Akár a természetben a gravitáció – nem kell hinnünk benne, véleményünktől függetlenül érvényesül –, az üzleti életben is vannak hatások és törvényszerűségek, melyek a vezetői szándékon túlmenően befolyásolják a vállalatok működését. Nem mindegy például, hogy egy cég működése hatékony vagy csak eredményes: alapvetően ez jelöli ki helyét a versenytársak között. Ezért van szükségünk megbízható minőségbiztosítási rendszerre.

A kevesebb több vagy, ahogy azt a minőségügyi szakmából ismerjük: a 80/20-as szabály ismerete és tudatos alkalmazása megkönnyíti döntéseinket, leegyszerűsíti és gazdaságosabbá, pontosabban hatékonyabbá teszi működésünket. Erőfeszítéseink 20%-ból születik eredményeink 80%-a. Kincset ér, ha pontosan tudjuk, melyik 20%-ra kell odafigyelnünk. A számokban mérhető különbséget csak a minőségi elvek rendszer-szintű alkalmazásával érhetjük el, nyilvánvaló tehát, hogy csak megbízható minőségirányítási rendszerrel. Az ISO 9001 pontosan ezt a biztonságot nyújtja: rávilágít a hibás döntésekre és megtöbbszörözi a jó döntések hatékonyság-növelő erejét.

Minden vállalkozó álma, hogy a Pareto elv néven ismert jelenség 20%-os mezejét minél inkább növelni tudja, azaz egyre több helyes döntést hozzon. Tökéletes megfelelés nincs, az üzleti életben a kudarc is a tanulás része, de kockázat-kezelés szempontjából nem közömbös, hogy milyen megtérülési aránnyal számolhatunk.

Vegyük például a humán erőforrás kérdését. Képzeljük el, hogy a dolgozók munkaidejének 20%-a hasznos tevékenységgel telik, a maradék 80% pedig jobb, ha nem is lenne – de ez már csak az üzleti jelentés készítése során derül ki. Cserébe kifizetjük a munkaidő 100%-ára jutó munkabért, azaz eleve számolunk 80%-os veszteséggel. Sok vállalat pontosan ezért választja az outsourcing megoldásokat, viszont ez sem húzza ki teljesen a méregfogat.

Képzeljünk el egy céget, ahol a dolgozók munkaidejének minimum 80%-a telik hasznos és hatékony tevékenységekkel és csupán 20%-os a redundancia. Hatékonyság, termelékenység, növekedési mutatók és egyéb stratégiai célok szempontjából ez trendfordító jelenség, ráadásul külön befektetés nélkül. Hogyan tudjuk optimalizálni az erőforrás-kihasználtságot? Mindenképpen a folyamatok minőségi szabályozásával. Ne lopja a munkatársak idejét felesleges adminisztrációval, tegye átláthatóvá a működést hatékony belső kommunikációval és igen: professzionális rendszert használjon, hogy mindenki számára minőségi kereteket biztosíthasson. Ez fog minőségi változást hozni a munkatársak mindennapjaiban.

A HR mellett nézzük meg, hogyan alakul a 80/20-as szabály a beruházások terén. Beruházásainak 20%-a fogja eredményezni sikereinek 80%-át. Ez azt jelenti, hogy a befektetett pénz 80%-a fölösleges kiadás? Ugye, milyen rossz érzés? Pedig a nagy számok törvénye ezt mutatja, de ezt igazolja a gazdasági döntési mechanizmusok pszichológiája is: érzelmi alapon lényegesen többet költünk, mint amennyi a célunk eléréséhez szükséges volna. Ez a vállalati szférára ugyanúgy érvényes, mint a vásárlói magatartásra. Hamarabb van szemünk az új technológiára, mint a szervezet belső működésére, de a legújabb fénymásolótól, számítógéptől és céges autótól önmagában még nem lesznek jobbak a szolgáltatásaink. Kiváló vállalatirányítási és minőségbiztosítási rendszer nélkül mindezek csupán kiváló eszközök lehetnek egy rendszertelen környezetben.

A cégek többsége – különösen a 2008-as válság óta – előszeretettel alkalmazza a költségcsökkentési stratégiát, ha eredményességi mutatóit szeretné javítani. A valóságban ez általában a dolgozói létszám csökkentését, belső erőforrások korlátozását vagy a telephely áthelyezését jelenti kisebb területre. Intelligens szervezetek esetében a „racionalizálásnak” nevezett jelenség mögött annak a bizonyos 20%-nak a növelése áll, azaz a befektetések optimalizálása – mindenképpen rendszer szintű stratégiával.
Vezetőként számtalan döntést kell meghoznia, vállalkozóként rendszeres befektetésre kényszerül. Döntései közül csupán egyik az ISO 9001 melletti elköteleződés, befektetései közül pedig a legmagasabb megtérülési rátát fogja eredményezni.

Legyen jó rendszere és rendszeresen jók lesznek az eredményei!